Cicoran yritystietoja ja yleistä tietojenkäsittelyä koskevat ehdot

Versio päivätty 16. syyskuuta 2026. Tällä sivulla määritetään yleinen B2B-taso Organisaatiolle, joka käyttää Cicoraa Työtilan, API:n tai muun yritystilauksen kautta. Erityinen B2B-tilaus ja tietojenkäsittelyä koskeva lisäys määrittävät sovellettavat roolit, reitit, auditoinnin, ajanjaksot, siirtoehdot ja erityisasetukset. Näitä ehtoja sovelletaan Asiakkaaseen, kun ne on nimenomaisesti sisällytetty kyseisen Asiakkaan ja RIZZ TRADEn väliseen B2B-sopimukseen.

Tavallisen henkilökohtaisen Tilin osalta RIZZ TRADE määrittää yleensä itsenäisenä rekisterinpitäjänä Tilin, maksujen, turvallisuuden ja tuen käsittelyn tarkoitukset; Tietosuojakäytäntöä sovelletaan. Niiden Henkilötietojen osalta, joita Organisaatioasiakas toimittaa Cicoran kautta henkilöstöstään, asiakkaistaan tai muista henkilöistä ja joiden käsittelyn tarkoitukset ja olennaiset keinot kyseinen Asiakas määrittää, jäljempänä olevaa kehystä sovelletaan tosiasiallisesti tehdyn B2B-sopimuksen puitteissa muodossa ”Asiakas määräävänä osapuolena — RIZZ TRADE käsittelijänä”.

1. Roolit, soveltamisala ja etusijajärjestys

Tällä sivulla:

• Asiakas tarkoittaa Organisaatiota tai yrittäjää, joka on tehnyt B2B Cicora -tilauksen RIZZ TRADEn kanssa;
• Määräävä osapuoli tarkoittaa Asiakasta, kun se määrittää käyttäjiään, henkilöstöään, asiakkaitaan tai muita henkilöitä koskevien Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja olennaiset keinot;
• Käsittelijä tarkoittaa RIZZ TRADEa, kun se käsittelee Asiakkaan Henkilötietoja Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden perusteella Cicoran tarjoamiseksi;
• Asiakastiedot tarkoittavat tietoja, jotka Asiakas, sen ylläpitäjä, API-käyttäjä tai Työtilan osallistuja toimittaa Cicoralle Asiakasta varten, mukaan lukien Henkilötiedot;
• Asiakkaan Henkilötiedot tarkoittavat sitä Asiakastietojen osaa, joka on sovellettavan lain mukaan Henkilötietoa;
• Alikäsittelijä tarkoittaa osapuolta, jonka RIZZ TRADE ottaa käsittelemään Asiakkaan Henkilötietoja Asiakkaalle sovellettavassa roolissa; ja
• Dokumentoidut ohjeet tarkoittavat kirjallista sopimusta/tilausta, Asiakkaan valitsemaa kokoonpanoa, Työtila-/API-asetuksia ja muita valtuutetun henkilön ohjeita, jotka RIZZ TRADE voi lainmukaisesti ja teknisesti toteuttaa.

Yksittäinen B2B-tilaus tai DPA on ensisijainen tähän yleiseen sivuun nähden asioissa, joita se nimenomaisesti sääntelee. Henkilötietoja koskevissa asioissa DPA on ristiriitatilanteessa ensisijainen yleisiin kaupallisiin ehtoihin nähden. Pakottava laki on ensisijainen sopimukseen nähden. Mikään tällä sivulla ei poista rekisteröidyn sovellettavan lain mukaisia oikeuksia eikä tee jokaisesta ulkoisesta palveluntarjoajasta automaattisesti Alikäsittelijää: rooli määräytyy tosiasiallisen tietovirran, sopimuksen ja käsittelyn tarkoituksen perusteella.

RIZZ TRADE pysyy itsenäisenä rekisterinpitäjänä niiden vähimmäistietojen osalta, joita tarvitaan sen oman sopimuksen ja tuotteen hallintaan: Asiakastilin luomiseen ja hallintaan, laskutukseen ja veroihin, petosten ja rikkomusten estämiseen, infrastruktuurin suojaamiseen, pakollisten tietueiden ylläpitoon, riitojen ratkaisuun ja oikeudellisilta vaatimuksilta puolustautumiseen. Näihin itsenäisiin tarkoituksiin sovelletaan Cicoran Tietosuojakäytäntöä eikä rajoittamatonta Asiakkaan ohjetta.

2. Käsittely vain ohjeiden perusteella ja sallittuihin tarkoituksiin

Kun RIZZ TRADE toimii Käsittelijänä, se käsittelee Asiakkaan Henkilötietoja vain Cicoran tarjoamiseksi, tukemiseksi, suojaamiseksi ja toteuttamiseksi B2B-sopimuksen, tilauksen, valitun kokoonpanon ja Asiakkaan lainmukaisten ohjeiden mukaisesti. Käsittelyyn voi kuulua kerääminen, kirjaaminen, järjestäminen, tallentaminen, pääsy, siirtäminen valitulle reitille, tuloksen esittäminen, rajattu välimuistiin tallennus, poistaminen/tunnisteettomaksi tekeminen, tekninen diagnostiikka ja turvatoimet, vain kyseisen ominaisuuden edellyttämässä laajuudessa.

Asiakas vastaa siitä, että sen ohjeet ovat lainmukaisia ja läpinäkyviä rekisteröidyille, eivät loukkaa kolmansien osapuolten oikeuksia, vastaavat sen oikeusperustetta ja sisältävät tarvittavat ilmoitukset ja suostumukset. Asiakas ohjeistaa Cicoraa käsittelemään vain tietoja, joita sillä on oikeus käsitellä, eikä käytä käyttöliittymää erityisten, biometristen, lääketieteellisten, lasten tai muiden suuren riskin tietojen piilotettuun siirtämiseen ilman asianmukaista arviointia, sopimusta ja suojaa.

RIZZ TRADE ilmoittaa Asiakkaalle, jos se kohtuudella katsoo nimenomaisen ohjeen olevan ristiriidassa sovellettavan lain tai B2B-sopimuksen kanssa, paitsi jos ilmoittaminen on lailla kielletty. RIZZ TRADE voi käsitellä Asiakkaan Henkilötietoja eri tavalla, jos pakottava laki sitä edellyttää, ja lain salliessa ilmoittaa Asiakkaalle ennen kyseistä käsittelyä tai ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen.

Asiakas nimeää valtuutetut ylläpitäjät ja pitää heidän yhteystietonsa ajan tasalla. Mallia, Reittiä, säilytystä, ylläpitäjän pääsyä, vientiä, tietotyyppiä tai kansainvälistä siirtoa muuttavan ohjeen on tultava tällaiselta valtuutetulta henkilöltä ja käytävä nimenomaisesti ilmi saatavilla olevasta määrityksestä tai tilauksesta. Epäselvää sähköpostia, tavalliselta osallistujalta saatua ohjetta tai dokumentoidun määrityksen ulkopuolista pyyntöä ei tarvitse toteuttaa Rekisterinpitäjän ohjeena.

3. Käsittelyn tiedot: kutakin B2B-tilausta koskeva vaadittu liite

Jokainen B2B-tilaus sisältää Asiakkaan Henkilötietoja koskevan tosiasiallisen käsittelyliitteen. Liitteessä yksilöidään tietyt tiedot ja tarkoitukset, eikä se ulotu määrittelemättömään soveltamisalaan ”mitkä tahansa tiedot mihin tahansa tarkoitukseen”. Se sisältää vähintään:

Mallipalveluntarjoaja saa Asiakastietoja vain valitun sovellettavan Reitin kautta. Malli- ja käytäntöhakemisto tarjoaa pääsyn palveluntarjoajien julkaistuihin ehtoihin. Se ei korvaa Asiakkaan kanssa sovittuja tietoja tosiasiallisista vastaanottajista, tietojen käsittelystä ja kansainvälisistä siirroista. Koulutuskieltoa, rajoitettua säilytystä tai tiettyä aluetta koskeva järjestely koskee Asiakasta, kun se sisältyy nimenomaisesti sovellettavaan kokoonpanoon tai B2B-sopimukseen.

Julkinen malliehtohakemisto ei korvaa Asiakkaan B2B-tilausta varten sovittua tosiasiallista käsittelyliitettä tai vastaanottajarekisteriä.

4. Luottamuksellisuus ja valtuutettujen henkilöiden pääsy

RIZZ TRADE sallii Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyn vain henkilöille, jotka tarvitsevat pääsyä palvelun tarjoamista, turvallisuutta, tukea, lakisääteisten velvoitteiden noudattamista tai B2B-sopimusta varten. Näitä henkilöitä sitovat tietojen luonteen mukaiset salassapitovelvoitteet, jotka suojaavat tietoja vähintään sopimuksen ja lain edellyttämällä tavalla. Pääsy järjestetään tehtävän kannalta tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden mukaan.

Asiakas rajoittaa pääsyä myös kokoonpanoonsa, API-avaimiinsa, ylläpitäjän tunnistetietoihin ja Työtilaansa. Avaimen antaminen valtuuttamattomalle henkilölle, jaetun Tilin käyttäminen ilman roolipohjaista hallintaa tai toisen Organisaation tietojen käyttäminen ohjeiden ulkopuolella voi aiheuttaa riskin, josta RIZZ TRADE ei vastaa omana toimintanaan. Tämä ei vapauta RIZZ TRADE:a järjestelmien suojaamisesta ja sen hallinnassa olevaan vahvistettuun häiriöön vastaamisesta.

Luottamuksellisia tietoja eivät ole tiedot, jotka tulevat julkisesti saataville muuten kuin vastaanottajan rikkomuksen vuoksi, jotka saadaan lainmukaisesti kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta, jotka kehitetään itsenäisesti ilman pääsyä luottamuksellisiin tietoihin tai jotka on lain nojalla luovutettava. Jos luovuttaminen on pakollista, RIZZ TRADE ilmoittaa siitä Asiakkaalle lain salliessa ja rajoittaa luovuttamisen välttämättömään.

5. Alikäsittelijät, Mallipalveluntarjoajat ja reittien muutokset

RIZZ TRADE voi käyttää Alikäsittelijöitä, kun se on tarpeen Cicoran tarjoamiseksi, tukemiseksi, suojaamiseksi tai toteuttamiseksi. Ennen kuin Alikäsittelijä saa pääsyn Asiakkaan Henkilötietoihin, RIZZ TRADE asettaa asiaankuuluvat sopimusvelvoitteet, jotka koskevat salassapitoa, turvallisuutta ja käsittelyä vain sallittuun tarkoitukseen. RIZZ TRADE vastaa Asiakkaalle B2B-sopimuksen rajoissa Alikäsittelijää koskevien velvoitteidensa täyttämisestä, ellei pakottavassa laissa toisin säädetä.

Yksilöllisessä DPA:ssa/tilauksessa yksilöidään, miten olennaisten Alikäsittelijöiden ja mallireittien ajantasainen rekisteri saadaan. Rekisteri sisältää tietueen päivämääränä vahvistetut tiedot vastaanottajasta/luokasta, toiminnosta, reitin tilasta ja maasta/siirrosta, kun ne on ilmoitettava. Rekisteri määräytyy Asiakkaan tuotteen, mallin ja kokoonpanon mukaan.

Kun B2B-sopimuksessa määrätään Asiakkaalle ilmoituksesta tai oikeudesta perustellusti vastustaa uutta olennaista Alikäsittelijää, siinä määritetään kanava, määräaika, vaadittu perustelu, mahdolliset vaihtoehdot ja seuraukset, jos teknisesti sallittua ratkaisua ei ole saatavilla. Oikeutta käytetään lain, turvallisuuden, palveluntarjoajien saatavuuden ja tuotteen rajoissa. Jos yksilöllisessä B2B-sopimuksessa ei määrätä oikeudesta, reitin muutokseen sovelletaan yleisiä ehtoja ja sovellettavaa lakia.

Mallin tai reitin muutosta, joka muuttaa olennaisesti Asiakkaan Henkilötietoja koskevia ehtoja, käsitellään kokoonpanon muutoksena: RIZZ TRADE ilmoittaa siitä valtuutetulle Asiakkaalle sopimuksen edellyttämässä laajuudessa ja hankkii vaaditun vahvistuksen/toimen ennen käyttöä, jos laki, tilaus tai sovittu asetus sitä edellyttää. Automaattista varareittiä ei käytetä sovitun tietorajoituksen kiertämiseen.

6. Turvallisuus ja henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

RIZZ TRADE soveltaa tosiasiallisen Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyn riskiin suhteutettuja toimenpiteitä. B2B-liite sisältää varmennetun joukon sovellettavia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä. Sertifiointi, tietty algoritmi, tarkastus, infrastruktuurin sijaintimaa, palautumisaika tai riippumaton arviointi kuuluu RIZZ TRADE:n velvoitteisiin vain, jos siitä määrätään nimenomaisesti B2B-sopimuksessa tai -liitteessä.

Kun RIZZ TRADE saa tietää hallinnassaan olevasta henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta, se ryhtyy kohtuullisiin toimiin sen rajoittamiseksi, tutkimiseksi ja vaikutusten lieventämiseksi. Kun loukkaus vaikuttaa Asiakkaan Henkilötietoihin ja ilmoitusta edellytetään laissa tai B2B-sopimuksessa, RIZZ TRADE ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan riittävät alustavat tiedot. Ilmoitus sisältää sillä hetkellä tiedossa olevat tiedot tapahtuman luonteesta, asianomaisista luokista/järjestelmistä, toteutetuista tai suunnitelluista toimenpiteistä ja jatkoyhteydenottokanavasta. Tietoja voidaan täydentää tutkinnan edetessä.

Asiakas ratkaisee Rekisterinpitäjänä, onko sen ilmoitettava rekisteröidyille tai valvontaviranomaiselle, jollei laki aseta muuta velvollisuutta suoraan RIZZ TRADElle. RIZZ TRADE antaa kohtuullista apua käytettävissä olevien tietojen, tosiasiallisen tuotteen ja sopimuksen puitteissa. Ilmoituksen ajankohta määräytyy sovellettavan lain, B2B-sopimuksen ja sovitun poikkeamamenettelyn perusteella.

7. Rekisteröityjen pyynnöt, viranomaiset ja yhteistyö

Jos RIZZ TRADE vastaanottaa rekisteröidyn pyynnön, joka koskee Asiakkaan Henkilötietoja ja joista Asiakas vastaa Määräävänä osapuolena, RIZZ TRADE välittää pyynnön mahdollisuuksien mukaan Asiakkaalle tai ohjaa rekisteröidyn Asiakkaan puoleen. Se antaa kohtuullista apua B2B-sopimuksen, saatavilla olevien tietojen ja lain rajoissa. RIZZ TRADE rajoittaa vastaustaan siten, ettei se paljasta toisen henkilön tietoja, Asiakkaan luottamuksellisia tietoja, turvallisuustoimia tai lailla suojattuja tietoja.

Asiakkaan kohtuullisesta pyynnöstä RIZZ TRADE voi antaa oikeasuhteista apua tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa, viranomaisen kuulemisessa tai muussa Rekisterinpitäjän velvoitteessa, kun se liittyy tosiasiallisesti tarjottuun palveluun. Laajuus, kustannukset, ajoitus ja sallitut aineistot määräytyvät B2B-sopimuksen, pyynnön luonteen ja turvallisuuden mukaan. Tällainen apu ei tee RIZZ TRADE:stä Asiakkaan oikeudellista neuvonantajaa.

RIZZ TRADE arvioi lainmukaisen viranomaispyynnön toimivaltansa rajoissa ja luovuttaa vain tarpeellisen. Kun sopimus ja laki sallivat, RIZZ TRADE ilmoittaa Asiakkaalle ennen luovutusta tai viipymättä sen jälkeen. Ilmoitusta voidaan lykätä tai se voidaan jättää tekemättä, jos se on kielletty, voisi haitata tutkintaa, aiheuttaa riskin tai rikkoa oikeudellista velvoitetta.

8. Vaatimustenmukaisuustiedot ja auditointi

Asiakas voi pyytää tietoja, joita kohtuudella tarvitaan sovitun B2B-tason toteutumisen varmistamiseen. RIZZ TRADE arvioi pyynnön ottaen huomioon luottamuksellisuuden, turvallisuuden, muiden asiakkaiden oikeudet, saatavilla olevan näytön ja käsittelyn luonteen. Saatavilla olevat asiakirjat, kyselyvastaukset, yhteenveto toimenpiteistä tai riippumaton näyttö voivat toimia tarkastuksen vaihtoehtona, kun niitä tosiasiallisesti on olemassa ja ne riittävät tarkoitukseen.

Paikan päällä tai etänä tehtävä auditointi toteutetaan, kun siitä määrätään nimenomaisesti B2B-sopimuksessa ja kun laajuudesta, ajanjaksosta, auditoijan riippumattomuudesta, salassapidosta, järjestelmän suojauksesta, toistuvuudesta ja kustannuksista on sovittu. Auditointi ei anna pääsyä infrastruktuuriin, lähdekoodiin, avaimiin, muiden asiakkaiden tietoihin, Mallipalveluntarjoajan turvallisuuteen tai muuhun aineistoon, jonka luovuttaminen rikkoisi salassapitoa, turvallisuutta, kolmansien osapuolten oikeuksia tai lakia.

9. Palautus, poistaminen ja B2B-tilauksen päättäminen

B2B-tilauksen päättyessä Asiakkaalle annetaan kohtuullinen mahdollisuus pyytää Asiakastietojen palauttamista tai vientiä saatavilla olevassa muodossa, kun se on teknisesti mahdollista eikä riko kolmansien osapuolten oikeuksia, turvallisuutta, lakia tai palveluntarjoajan ehtoja. B2B-tilauksessa tai käsittelyä koskevassa lisäyksessä yksilöidään pyynnön määräaika, muoto, kustannus, laajuus ja yhteystaho.

Sovellettavan palautus-/vientiajan jälkeen RIZZ TRADE poistaa tai muuttaa tunnisteettomiksi Asiakkaan Henkilötiedot roolinsa rajoissa, ellei laki, turvallisuus, riita, kirjanpito, oikeuksien puolustaminen tai sopimus edellytä rajoitettua säilyttämistä. Varmuuskopiot ja eristetyt kopiot tyhjennetään niiden tosiasiallisen kierron kautta, niitä ei palauteta tavanomaiseen käyttöön eivätkä ne anna pääsyä palautettuun Työtilaan ilman itsenäistä perustetta. Mallipalveluntarjoajat voivat säilyttää tietoja omien sopimusehtojensa perusteella; asianomainen reitti ja saatavilla oleva apu yksilöidään rekisterissä/lisäyksessä.

Palauttamiseen ja poistamiseen sovelletaan B2B-tilauksen, tosiasiallisen tuotteen, varmuuskopiokierron ja sovellettavan lain mukaisia perusteita. Erityistä määräaikaa, tietojen sijaintia, säilytyslukitusta, hävittämistodistusta tai erillistä vientiä sovelletaan, kun siitä on sovittu ennen käsittelyä ja se on mainittu liitteessä.

10. Kansainväliset siirrot

Kansainvälisiä siirtorajoituksia koskevien Asiakkaan Henkilötietojen osalta osapuolet yksilöivät ensin tosiasiallisen tietovirran: viejän, tuojan, roolit, maat, tietoluokat, vastaanottajat, mallireitin ja sovellettavan lain. Tämän jälkeen ne tekevät tarvittaessa yksilöllisen lisäsopimuksen tai käyttävät muuta tunnustettua mekanismia. Tähän voivat kuulua ETAa, Yhdistynyttä kuningaskuntaa, Sveitsiä tai muuta aluetta koskevat sopimusehdot, mutta vasta sen jälkeen, kun tarvittavat osapuolet, liitteet ja tiedot ovat valmiit.

Yksilöllisestä kansainvälistä siirtoa koskevasta liitteestä tulee osa B2B-sopimusta sen jälkeen, kun sovellettava mekanismi sekä tarvittavat tiedot osapuolista, reitistä ja tiedoista on määritetty. Yleinen Tietosuojakäytäntö toimii julkisena ilmoituksena; tiettyä yksittäistä maata koskevaa käsittelytakuuta, SCC-lausekkeita, UK Addendum -liitettä tai muuta siirtomekanismia sovelletaan vain, jos se mainitaan nimenomaisesti yksilöllisessä liitteessä.

11. Vastuu, muutokset ja suhde muihin ehtoihin

Tietojenkäsittelyä koskevia velvoitteita ja oikeussuojakeinoja sovelletaan B2B-sopimuksen ja pakottavan lain rajoissa. Vastuunrajoitusta, vahingonkorvausvelvollisuutta, salassapitovelvollisuutta ja riitamenettelyä sovelletaan B2B-sopimuksessa nimenomaisesti määrätyssä laajuudessa. B2B-rajoitusta ei sovelleta kuluttajaan, jos laki ei sitä salli, eikä se rajoita rekisteröidyn oikeuksia, joista ei voida luopua.

RIZZ TRADE voi päivittää yleisiä B2B-ehtoja, kun laki, tuote, tosiasiallinen Alikäsittelijä tai turvallisuusvaatimukset muuttuvat. Olennaista muutosta sovelletaan Asiakkaan kanssa sovitun ilmoitus- ja vastaisuudessa soveltamisen menettelyn mukaisesti, eikä se muuta takautuvasti jo sovittua Reittiä, käsittelyä koskevaa lisäsopimusta tai pakottavaan lakiin perustuvia oikeuksia. Organisaatiota koskevat kysymykset voi lähettää osoitteeseen support@cicora.ai; B2B-tilauksessa voidaan nimetä erillinen työyhteyshenkilö.

Liite: käsittelyliitteen vähimmäissisältö

Seuraava lomake täytetään kyseistä B2B-tilausta koskevilla ajantasaisilla tiedoilla: